步驟1領會電子郵件傳達給你的信息

不管在什么時候看什么內容，要在最短的時間內領會如下元素：

1. 發件人是直接還是間接發給你的；

2. 發件人是否在郵件中表達期望你答復的意愿；

3. 郵件內容主旨是否清晰；

4. 信息跟你是否相關。

值得一提的是，要注意郵件內容是不是要求你做多件事情，判斷這封郵件是否值得你花費時間來明確對方想要表達的主題。若有以下的內容，則此類郵件無需理會，比如說：

1. 發件人所要表達的信息內容模棱兩可、模糊不清，沒一句話在主題上。郵件內容用詞虛浮，讓人混淆，不明其意；

2. 郵件內容跟你的工作職責沒有直接聯系或者是相沖突；

3. 來歷不明的抄送信息；

4. 有一些信息已經被重復發送過很多次，還繼續被發送到你這里；已經解決過的問題，再次發郵件詢問。

遇到以上這幾種情況，都應該將處理郵件的時間壓縮到最少，因為這些目的不明的郵件會讓你浪費大量的時間。